Teilnehmer verwalten

3 Möglichkeiten, Teilnehmer zu verwalten: Einfach, effizient und flexibel.

Geschrieben von Leona Minor

Aktualisiert vor 7 Monaten

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Es gibt 3 Möglichkeiten, eine Teilnehmerliste in teambits zu hinterlegen:

Teilnehmer anlegen per Excel-Teilnehmerliste
Teilnehmer in teambits anlegen im Tab Teilnehmer
Import über ein externes Teilnehmer-Management-System

Möglichkeit 1: per Excel-Teilnehmerliste

Du kannst dir eine Excel-Teilnehmerliste als Layout-Vorlage herunterladen in Deinem Meeting -> Tab Teilnehmer -> Button „Beispiel-Liste herunterladen“. Hier siehst du, wie die Excel-Liste aufgebaut sein sollte. Nach dieser Vorlage kannst du deine Teilnehmer-Liste aufbauen und deine Teilnehmer hinterlegen. Die fertig bearbeitete Liste kannst du im Tab „Teilnehmer“ -> Button „Liste hochladen“ als Excel-Datei hochladen.

Starte mit einer der 3 Listen:

Die Basis: Download
In dieser Excel-Liste sind nur die Basis-Eigenschaften definiert. Perfekt zum Starten und schrittweise erweitern.
Digitale Wahlen: Download
Planst du eine digitale Wahl? Hier sind viele dafür wichtige Eigenschaften schon vordefiniert.
Die Umfangreiche: Download
Möchtest du alle hier in diesem Artikel erwähnten Eigenschaften? Dann wähle diese Liste.

Du kannst jedes dieser Templates an deine Veranstaltungen anpassen und Eigenschaften nach Belieben löschen oder hinzufügen. Beachte einfach nur die Hinweise weiter unten zu den einzelnen Eigenschaften.

Wenn schon Teilnehmer angelegt sind, befinden sich die Buttons zum Hoch und Herunterladen rechts im 3-Strich-Menü (Burger-Menü).

Die folgenden Eigenschaften können definiert werden:

Eigenschaft	Excel-Spalten-Name	Erläuterung	Pflichtfeld? Empfohlen?Optional?	Standard-Wert
ID	id	Fortlaufende, eindeutige Zahl oder Buchstabenkombination.	Ja
Anrede	title	Anrede des Teilnehmers	Nein
Vorname	firstname	Vorname	Empfohlen
Nachname	lastname	Nachname	Empfohlen
PIN	pin	Eine persönliche Identifikationsnummer, ein Kennwort oder ein sonstiges, nur dem Teilnehmer bekanntes Merkmal zur Authentifikation (z.B. Mitgliedsnummer)	Empfohlen
Anzeigename	displayname	Vollständiger Name. Wird vom System automatisch beim Import und bei Aktualisierungen generiert aus den Eigenschaften firstname und lastname und muss nicht in der Excel-Tabelle definiert werden.	Nein. (Read-Only)
E-Mail-Adresse	email	E-Mail-Adresse des Teilnehmers	Nein
Stimmgewicht	votingweight	Stimmgewicht bei Abstimmungen als ganze Zahl definiert. Wenn kein Stimmgewicht definiert ist wird dies standardmäßig auf 1 gesetzt. Stimmt nun also ein Teilnehmer, der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit „ja“ oder „nein“, so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit „ja“ oder „nein“ gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich. Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmer mehrfach abstimmen kann und jedes Mal eine andere Option wählen kann. Kontaktiere uns dafür gerne.	Optional	1
Vertreter-Regelung/ Anzahl der Abstimmungen/ Stimmrechte bei Stimmrechtübertragung	usercount	Gib an, wie oft eine Person abstimmen darf. Im Normalfall steht dieser Wert implizit auf 1. Du kannst diesen Wert explizit erhöhen und somit Personen mehrfach unter Berücksichtigung ihres Stimmgewichts abstimmen lassen. Dies ist zum Beispiel bei einer Wahl relevant, bei der einzelne Wähler von anderen Wählern ihre Stimme übergeben bekommen haben.	Optional	1
Favoriten	favorite	Boolescher Wert (true/false), um VIP Benutzer zu kennzeichnen; dient ausschließlich der Anzeige in der Teilnehmer-Liste-Ansicht. Dort kann auf Favoriten gefiltert werden, sodass nur die Teilnehmer angezeigt werden, die diese Eigenschaft mit dem Wert true gesetzt haben. In der Teilnehmer-Ansicht heißen diese Werte Ja (true) und Nein (false).	Optional	false
Kategorien	categories	Liste der Teilnehmer-Kategorien (Stimmberechtigung oder andere Gruppenzuordnung). Nur für den Meeting-Typ Wahlen. Wähle Bezeichnungen, die in deinem Kontext passen (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierter, Ortsvorstand, Gast). Es können auch mehrere Werte mit einem Komma getrennt gesetzt werden (z.B. “Delegierter, Ortsvorstand”). Nur Teilnehmer, deren Kategorie zu denen in dem Wahlgang definierten Kategorien passen, können abstimmen. Die anderen sind in diesem Wahlgang nicht stimmberechtigt und bekommen die Wahl-Abstimmung nicht angezeigt.	Optional	<Nicht definiert>
Präsenzstatus	onsite	Definiert, welchen Teilnehmern bei Einbindung eines Livestreams bzw. Videokonferenz-Clients dieser angezeigt wird. Wird hier der Wert “true” eingetragen, bekommen die Teilnehmer keinen Livestream/Videokonferenzclient angezeigt. Bei “false” wird dieser angezeigt. Teilnehmer, für die die Eigenschaft gilt, wird die unter Konfiguration eingestellte „App Integration“ nicht angezeigt. Bleibt die Zelle leer, wird dies als false interpretiert.	Optional	false
Warteraumfreigabe	skipwaitingroom	Definiert, ob ein Teilnehmer ggf. den Warteraum überspringt. Ja="true", nein="false". Bleibt die Zelle leer, wird dies als false interpretiert. Mit dem Warteraum können Moderatoren oder Referenten schon im Vorhinein Proben oder Tests durchführen. Die restlichen Teilnehmer können dann später mit einem Klick eingelassen werden. Bitte beachte, dass der Warteraum aktiviert werden muss, um diese Funktion zu nutzen.	Optional	false

Die erste Spalte muss immer “id” genannt werden. Zeilen ohne ID werden ignoriert!

Alle Eigenschaften werden in Kleinbuchstaben geschrieben.
Leerzeichen und Sonderzeichen sollten vermieden werden.
Bitte achte auf die Groß- und Kleinschreibung der Excel-Spaltennamen.
Du kannst einzelne Zellen leer lassen. Dann wird diese Eigenschaft entweder gar nicht gespeichert (z.B. keine E-Mail-Adresse hinterlegt) oder mit dem Standard-Wert interpretiert (z.B. skipwaitingroom=false oder votingweight=1). Manche Eigenschaften, wie die PIN, wenn PIN-Login definiert wurde, können nicht leer gelassen werden, da dann kein Login für diesen Teilnehmer möglich ist.
Bei Tabellen mit mehreren Tabellenblättern wird immer nur das erste Tabellenblatt verarbeitet.

Du kannst eine beliebige Anzahl von Eigenschaften definieren und benötigte Eigenschaften ergänzen, auch wenn diese nicht in der Tabelle der Standard-Eigenschaften vorkommen (z.B. Abteilung, Mitgliedsnummer). Die Reihenfolge der Eigenschaften spielt keine Rolle, solange die Spalte "id" ganz links ist. Als Werte der Eigenschaften stehen dir "Text", "Zahl" und "Ja/Nein" (Boolescher Wert: true/false) zur Verfügung.

Eine Excel-Teilnehmerliste könnte dann zum Beispiel so aussehen:

Möglichkeit 2: direkt in teambits

Hier kannst du Teilnehmer deiner Veranstaltung anlegen und behältst eine klar strukturierte Übersicht.

Du kannst Teilnehmer:

anlegen
bearbeiten
abmelden
löschen
mit Sternchen als Favorit markieren

Dialog: Teilnehmer anlegen & bearbeiten

Im Dialog "Teilnehmer bearbeiten" erstellst und bearbeitest du verschiedene Eigenschaften der Teilnehmer deiner Veranstaltung.
Im Übrigen sind dies die gleichen Eigenschaften wie in der Excel-Teilnehmerliste.

Benutzer-ID

Dies ist die Eigenschaft "id", wenn mit der Excel-Teilnehmer-Liste gearbeitet wird.
Sie ist eine fortlaufende, eindeutige Zahl oder Buchstabenkombination. Wenn du die Benutzer-ID nicht selbst definierst, wird sie automatisch generiert.

Login-Eigenschaften

In diesem Abschnitt werden die Eigenschaften angezeigt, die unter Konfiguration -> Zugangsberechtigung als Login-Zugangsdaten oder als Eigenschaften für die URL-basierte Authentifizierung konfiguriert worden sind.

Vordefinierte Eigenschaften

Dieser Abschnitt beinhaltet Benutzereigenschaften, die oft genutzt werden oder eine besondere Bedeutung haben.

Eigenschaft	Excel-Spalten-Name	Erläuterung
Anrede	title	Beliebige Anrede des Teilnehmers. Z.B.: “Prof.”, “Dr", "Herr".
Vorname	firstname	Vorname
Nachname	lastname	Nachname
Name	displayname	Vollständiger Anzeige-Name, wird vom System automatisch generiert aus den Eigenschaften firstname und lastname, wenn dieser freigelassen wird.
E-Mail-Adresse	email	E-Mail-Adresse des Teilnehmers
Sprache	locale	Sprache des Teilnehmers. In einem der nächsten Releases wird basierend auf dieser Information die Client-Sprache jedes Teilnehmers angepasst.
Stimmgewicht	votingweight	Stimmgewicht bei Abstimmungen als ganze Zahl definiert. Wenn kein Stimmgewicht definiert ist wird dies standardmäßig auf 1 gesetzt. Stimmt nun also ein Teilnehmer , der z.B. 10 Stimmen auf sich vereint, mit „ja“ oder „nein“, so wird das vom System so registriert, als ob 10 mal mit „ja“ oder „nein“ gestimmt worden wäre. Eine nochmalige Anmeldung ist nicht nötig und auch nicht möglich. Als Zusatzleistung bietet teambits aber auch die Möglichkeit, dass ein Teilnehmer mehrfach abstimmen kann und jedes Mal eine andere Option wählen kann.
Kategorien (Stimmberechtigung)	categories	Liste der Teilnehmer-Kategorien: Stimmberechtigung oder andere Gruppenzuordnung. Wähle Bezeichnungen, die in deinem Kontext passen (z.B. Stimmberechtigt, Vorstand, Delegierter, Ortsvorstand, Gast). Personen, bei denen hier kein Wert gesetzt wurde, sind in der Wahl nicht stimmberechtigt und bekommen die Wahl-Abstimmung nicht angezeigt. Dies gilt nur für den Meeting-Typ Wahlen. Es können auch mehrere Werte mit einem Komma getrennt gesetzt werden (z.B. "Delegierter, Ortsvorstand").
Favorit	favorite	Ja/Nein-Slider um VIP Benutzer zu kennzeichnen; dient ausschließlich der Anzeige: Dort kann auf Favoriten gefiltert werden, sodass nur die Teilnehmer angezeigt werden, die diese Eigenschaft mit dem Wert true gesetzt haben

Weitere Eigenschaften

In diesem Abschnitt können beliebige weitere Eigenschaften konfiguriert werden. Wird der Name einer Eigenschaft geändert, die bereits für andere Teilnehmer verwendet wird, wird einen neue Eigenschaft angelegt und der Wert für diesen Benutzer auf die neue Eigenschaft übertragen.

Anlegen einer neuen Eigenschaft:

Als Eigenschaften-Typen stehen dir "Text", "Zahl" und "Ja/Nein" (Boolescher Wert: true/false) zur Verfügung. Wähle einen dieser Typen aus. Ersetze nun den Standard-Namen "property..." durch deinen gewählten Eigenschaften-Namen.

Nutze diesen Abschnitt, um weitere Eigenschaften zu konfigurieren, die nicht von den Standard-Eigenschaften abgedeckt werden.

Einige Beispiele:

Eigenschaft	Typ	Erläuterung
PIN	Zahl oder Text	Beliebige Zahlen/Buchstabefolge Z.B.: “1234”, “12hg6”, “GhNM”
Passwort	Zahl oder Text	Beliebige Zahlen/Buchstabefolge Z.B.: “1234”, “12hg6”, “GhNM”
Mitgliedsnummer	Zahl oder Text	Beliebige Zahlen/Buchstabefolge Z.B.: “1234-56789”, “DGH-567-AB”
Abteilung	Text	Beliebige Buchstabenfolge. Z.B.: “Vertrieb”
Externer Mitarbeiter	Ja/Nein	Wert Ja=“true” oder Nein=”false”
onsite	Ja/Nein	Definiert bei hybriden Veranstaltungen, welchen Teilnehmern bei Einbindung eines Livestreams bzw. Videokonferenz-Clients dieser angezeigt wird. Wird hier der Wert “Ja” eingetragen, bekommen die Teilnehmer keinen Livestream/Videokonferenzclient angezeigt. Bei “Nein” wird dieser angezeigt. Teilnehmer, für die die Eigenschaft gilt, wird die unter Konfiguration eingestellte „App Integration“ nicht angezeigt.

Möglichkeit 3: Import über ein externes Teilnehmer-Management-System

Hast du schon ein externes Teilnehmer-Management-System und möchtest darüber deine Anmeldungen verwalten? Kein Problem!

Kontaktiere uns einfach, und wir besprechen gemeinsam, wie wir die Anbindung an teambits ermöglichen können.

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